Résumé
WWK Versicherungen utilise les logiciels Cisco pour les communications unifiées, ainsi que pour le Wi-Fi et le LAN. Par conséquent, ils doivent se procurer les licences appropriées pour ces services. Comme les licences avaient été achetées à différents moments, leur gestion était devenue complexe et chronophage.
Pour relever ce défi, l’entreprise est passée à un modèle d’abonnement (software subscription) avec une licence groupée et des options étendues. Cela leur garantit une plus grande flexibilité, une gestion simplifiée et une meilleure prévisibilité financière.
Besoins métier: WWK Versicherungen simplifie la gestion des licences pour réduire les coûts et améliorer la flexibilité
Avec la transition vers des services définis par logiciel, les licences logicielles sont désormais devenues l’un des postes de coûts IT les plus importants pour les organisations. De plus, celles-ci sur-approvisionnent souvent leurs licences, achetant plus de licences qu’il n’en faut réellement.
Alors qu’ils cherchaient à minimiser le sur-approvisionnement et à rester en conformité légale, le processus manuel entraînait des coûts supplémentaires. Cela nécessitait de consacrer des ressources spécifiques à la gestion de cet aspect vital de leur environnement IT.
L’organisation utilisant les logiciels Cisco pour ses communications unifiées ainsi que pour ses environnements Wi-Fi et LAN, elle achetait jusque-là des licences perpétuelles, mais leur gestion devenait difficile. Avec des licences achetées à différents moments et une variété de conditions contractuelles, ils se retrouvaient avec des licences dont ils n’avaient plus besoin et payaient trop pour la maintenance et les services.
En outre, les licences logicielles sont soumises à des fluctuations de prix, les obligeant à prévoir un budget supplémentaire si une nouvelle licence devenait nécessaire en urgence. Après avoir évalué leur environnement, ils ont décidé de passer à un nouveau modèle de licences logicielles leur permettant de réduire les coûts IT et de mieux suivre le cycle de vie des produits. Cela leur permet désormais de mieux piloter les cycles de vie et de disposer d’un support complet pour leurs décisions d’approvisionnement.
WWK jouit d’une réputation bien établie pour l’excellence de son service client. Pour maintenir ce niveau, nous devons nous assurer que nos employés ont en permanence accès aux outils dont ils ont besoin. Ces solutions doivent être flexibles, évolutives et faciles à gérer. Il en va de même pour notre environnement de licences logicielles.
Solution : Un nouveau modèle de licences logicielles facilite la planification des changements et des coûts
En travaillant avec nous, WWK a converti l’ensemble de son environnement de licences logicielles vers un modèle d’abonnement. En s’appuyant sur un Enterprise Agreement (EA), ils disposent désormais d’une solution de licences offrant plus de flexibilité et de prévisibilité des coûts.
Dans le cadre de l’EA, tous leurs logiciels et applications Cisco sont couverts par un contrat unique avec une durée unique, éliminant ainsi les différentes périodes de maintenance ou les licences inutilisées.
Avec la facturation true-forward, de nouveaux projets peuvent également être mis en œuvre et étendus selon les besoins sans entraîner de coûts superflus. La facturation true forward signifie que si l’utilisation prévue des licences est dépassée, l’ajustement ne se fait pas rétroactivement, mais uniquement lors de la période de facturation suivante. Cela s’est révélé particulièrement utile avec la nouvelle solution de visioconférence Cisco Webex Meetings. Au lieu d’acheter une nouvelle licence pour chaque utilisateur supplémentaire, une vérification des licences a désormais lieu à intervalles réguliers et le modèle de tarification est ajusté.
En tant que partenaire technologique de longue date, nous avons conseillé et accompagné WWK dans la mise en place d’un environnement d’abonnement flexible et rentable. Pour cela, nous avons développé une métrique de licences spécifiquement adaptée aux besoins uniques de WWK. De plus, un modèle d’abonnement basé sur les « utilisateurs simultanés » a été mis en œuvre pour le centre de contact de WWK. Ce modèle soutient leur offre omnicanal « WWK real-time service », qui traite environ 1 million de demandes de clients et de courtiers chaque année. Nous avons également fourni la technologie du centre de contact et des services de conseil en réseau pour cette plateforme de communication unifiée.
Ce service atteint un taux de disponibilité de 90 % dans les 30 premières secondes, tout en offrant une transparence totale sur le moment où l’appel sera pris en charge.
Cette qualité de service constitue un différenciateur concurrentiel essentiel et a valu à WWK plusieurs distinctions pour son service client. Parmi elles figurent le prix « Deutscher Champion der Lebensversicherer » décerné par le quotidien Welt et le « German Brand Award » initié par l’autorité allemande du design et de la marque.
Avec le nouveau modèle de licences, la gestion logicielle est devenue beaucoup plus simple. Nous pouvons nous adapter rapidement à l’évolution de nos besoins. Dans le même temps, nous avons pu optimiser notre planification financière pour les prochaines années. NTT nous a fourni les meilleurs conseils et le meilleur accompagnement possibles lors de cette transition, en veillant à ce que nous disposions de toutes les informations nécessaires concernant le modèle d’abonnement logiciel.
Résultats : WWK réduit la charge administrative et gagne en flexibilité
Prendre en charge plusieurs versions logicielles avec des périodes de contrat de maintenance différentes peut devenir un fardeau inutile pour les équipes IT. Avec le nouveau modèle de licences, WWK a simplifié le processus d’approvisionnement et la gestion de ses licences logicielles. De plus, l’entreprise peut désormais s’adapter rapidement à tout changement de besoins – les licences peuvent être activées et mises à disposition rapidement si nécessaire. Grâce à la fonction true-forward, la société bénéficie également d’une marge de croissance pour des logiciels et services supplémentaires, utilisables gratuitement pendant la durée du contrat. Cela signifie que si l’utilisation des licences dépasse de manière inattendue les prévisions, aucun paiement supplémentaire n’est exigé, les ajustements n’intervenant que lors de la période de facturation suivante. Dans le même temps, la charge administrative pesant sur l’équipe IT a été réduite, lui permettant de se concentrer sur les objectifs métier.